Mẹo tiếp kiệm giấy khi sử dụng máy photocopy

Máy photocopy luôn là công cụ hỗ trợ đắc lực trong các văn phòng. Nhờ có máy mà các hoạt động trao đổi thông tin, in ấn văn bản tạo nên môi trường làm việc hiệu quả. Tuy nhiên chi phí đầu tư cho thiết bị và các dụng cụ vận hành kèm theo cũng là trở ngại cho các nhà đầu tư. Bên cạnh việc tiết kiệm sử dụng điện năng, mực in thì việc tiết kiệm giấy là rất cần thiết.

 

Máy photocopy

Giấy in máy photocopy

 

Bài viết dưới đây CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI TRẦN PHAN sẽ chia sẻ mẹo tiết kiệm giấy khi sử dụng máy photocopy.

 

Những nguyên nhân khiến giấy in sử dụng bị tốn kém

 

– Giấy photo bị ẩm: Nguyên nhân là để giấy ở môi trường có độ ẩm cao. Độ ẩm sẽ làm cho giấy in mất độ cứng, dễ nhàu nát và gây kẹt trong khi photo.

 

– Sau những ngày nghỉ cuối tuần giấy còn lại trong máy photocopy dễ bị ẩm do không cất giấy đi.

  • – Sau khi nạp giấy nếu không kiểm tra, sắp xếp thì giấy dễ bị uốn cong hay xé cạnh giấy dễ dẫn đến hiện tượng kẹt giấy, hỏng giấy photocopy.

 

– Thói quen để giấu nhiều trong khay chứa giấy làm cho máy nặng có thể hỏng máy, kẹt máy.

 

– Việc sử dụng giấy kèm chất lượng, không chính hãng gây ra nhiều lỗi cho máy photocopy và có thể làm hỏng lượng giấy trong khay giấy.

 

Có rất nhiều nguyên nhân khiến việc tiêu tốn số lượng giấy lớn khi in. Chính vì vậy bạn cần tham khảo những mẹo tiết kiệm giấy khi sử dụng máy photo.

 

Mẹo tiết kiệm giấy khi sử dụng máy photocopy

 

máy photocopy

 

 

1.Giảm lượng giấy

 

Hãy tiết kiệm giấy bằng cách giảm lượng giấy in đi. Có nhiều cách để làm việc này như là in 2 mặt thay vì 1 mặt đối với các tài liệu không yêu cầu in 1 mặt.

 

Hoặc khi in những tài liệu nội bộ công ty có thể sử dụng lại các giấy đã in 1 mặt để có thể tiết kiệm giấy.

 

2. Giữ giấy in ở môi trường khô ráo

Tốt nhất nên bỏ trong hộp kín khi ít dùng đến tránh hiện tượng máy in làm nhàu nát, gây kẹt giấy làm tiêu tốn giấy in. Nên kiểm tra giấy trước khi in

 

3. Rà soát tài liệu trước khi in

 

Đây là một thao tác rất quan trọng tránh việc in đi in lại sao cho đúng với nội dung và hình thức văn bản. Công việc này hỗ trợ người dùng không phải mất công in đi in lại nhiều lần chỉ vì một thiếu sót nhỏ liên quan đến cách trình bày như phông chữ, hay về nội dung cũng như lỗi chính tả.

 

Có thể kiểm tra bằng nút “Print Review”, bạn có thể xem lại toàn bộ văn bản cần in và điều chỉnh sao cho hợp lý nhất, có thể lược bỏ đi những đoạn không cần thiết.

 

4. Làm chủ công nghệ

 

Làm chủ công nghệ để nắm rõ những tính năng mà nhà sản xuất đưa vào máy photocopy. Công việc này sẽ giúp bạn sử dụng máy hiệu quả và có thao tác đúng với máy từ đó tiết kiệm giấy in tối ưu.

 

Máy photocopy

Lỗi giấy in của máy photocopy

 

 

Ngoài ra muốn tiết kiệm giấy in, bạn còn phải sử dụng thành thạo các lệnh điều khiển của máy.

 

Đối với những văn bản không yêu cầu cao về hình thức chỉ cần nội dung thì bạn nên thu nhỏ nhiều trang vào một tờ giấy để tiết kiệm giấy.

 

Hơn nữa thay vì in chế độ Standard (chất lượng thường) thì các bạn có thể thiết lập chế độ in nháp (draft mode) cho những văn bản không quá quan trọng.

 

Bạn cần điều chỉnh đúng kích cỡ giấy mặc định sao cho phù hợp với nhu cầu thực tiễn.

 

Bên cạnh khổ giấy, bộ phận văn phòng cũng nên chủ động tích các loại giấy giày, mỏng khác nhau. Đối với những văn bản tài liệu dùng để thương thuyết, kí kết hợp đồng với khách hàng sẽ dùng giấy dày chất lượng cao. Và ngược lại với tài liệu tham khảo, bạn nên chọn giấy mỏng hơn để tiết kiệm chi phí và giấy in.

 

Trên đây là những mẹo tiết kiệm giấy khi sử dụng máy photocopy hiệu quả. Chúng tôi hy vọng rằng sau khi đọc bài viết các bạn có thể sử dụng một cách tiết kiệm, hiệu quả nhất.

 

Nếu bạn có nhu cầu mua máy photocopy hãy liên hệ với Trần Phan để được sở hữu những dòng máy tiên tiến, hiện đại nhất.

 

Xem thêm: Máy photo văn phòng nên sử dụng loại nào?

 

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

 

Công ty cổ phần thương mại Trần Phan

 

ĐT: (024) 3557 9716 – Fax: (024) 3557 9717
Hotline: 0904 409 336 – 0982 058 563
Email: tranphanpc@gmail.com
Trụ sở: Số 20 – ngõ 332 – Đường Nguyễn Trãi – Quận Thanh Xuân – Hà Nội

 

Từ khóa:  

Bình luận

Michael Raffl Authentic Jersey